Stěhování firmy je někdy doslova logistická noční můra, zvlášť pokud má firma stále zůstat alespoň v částečném provozu. Zkusme si říct, jak minimalizovat dopad na každodenní provoz firmy a zajistit, aby stěhování proběhlo co nejhladčeji a hlavně rychle.
Plánujte s dostatečným předstihem
Úspěšné stěhování firem začíná, jako ostatně celý byznys, dobrým plánem. Ač se to může zdát přehnané, začněte plánovat celý přesun minimálně tři až šest měsíců před samotným stěhováním, v závislosti na velikosti firmy. Vytvořte si harmonogram, do kterého zahrnete všechny potřebné úkoly, termíny a odpovědné osoby. Nemusíte vše zvládnout sami. Zapojte do procesu i vedoucí jednotlivých oddělení.
Jestli máte možnost, naplánujte stěhování mimo svou hlavní sezónu. Když víte, že v některém období je vyšší poptávka po vašich službách nebo produktech, raději nechte stěhování na později. A rozhodně nedoporučujeme stěhovat těsně před Vánoci.
Sestavte tým pro řízení stěhování
Pokud máte větší firmu, můžete si sestavit tým, který bude na celé stěhování bedlivě dohlížet. Vyberte několik spolehlivých zaměstnanců, kteří budou mít na starosti vše okolo toho. Od balení přes komunikaci se stěhovací firmou a klienty až po rozbalování a instalaci vybavení v nových prostorách. Pokud vám chybí lidé, můžete si k tomu najmout externí projektové manažery, kteří se specializují na stěhování firem.
Informujte, informujte, informujte
Jedna z nejdůležitějších stránek stěhování je komunikace. Informujte zaměstnance, informujte klienty a informujte obchodní partnery. Všichni by měli vědět o změně sídla včas. Průběžně informujte zaměstnance o tom, jaké jsou plány a co od nich očekáváte. Klientům zase sdělte, kdy a kam se vaše firma přesouvá, a ujistěte je, že vaše služby nebudou během stěhování přerušeny. Změnu nezapomeňte oznámit ani dodavatelům, poště a dalším důležitým partnerům, kteří potřebují znát vaši novou adresu.
Pozor na přesun IT vybavení
IT vybavení je srdcem každé moderní firmy. Bez funkční technologie budete ztraceni, proto musíte zajistit, že přenos serverů, počítačů a dalšího vybavení proběhne bez problémů. Ideální je mít v záloze IT specialistu, který zaručí, že všechny servery, sítě a systémy budou správně odpojeny, přepraveny a znovu spuštěny na novém místě. Pro zálohování nejdůležitějších dat můžete využít záložní servery nebo cloudové služby.
Snažte se co nejvíc minimalizovat přerušení provozu
Stěhování nevyhnutelně způsobí nějaké problémy a přerušení provozu, ale když budete mít vše dobře naplánované, pověříte správné lidi a budete mít připravené i záložní řešení, můžete je minimalizovat. Stěhovat je možné o víkendu nebo mimo pracovní hodiny, aby zaměstnanci mohli pokračovat v práci bez přerušení a pokud je to jde, rozdělte stěhování do několika fází. Bude jednodušší a lepší, když nebudete stěhovat veškerá oddělení najednou.
